Oppimistehtävän tarkoituksena on pohtia tietosuojaan liittyviä asioita työyhteisön näkökulmasta. Tehtävässä kerron lyhyesti kahdesta työyhteisön tietosuojaan liittyvästä keskustelusta opintojakson Moodle-alustalla sekä millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävien henkilöiden pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta, mitä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut, milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta sekä millaista vahinkoa voi syntyä ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita. 

Ensimmäinen keskustelu, johon osallistuin Moodlessa, pohti saako työyhteisöstä puhua sosiaalisessa mediassa julkisesti. Keskustelussa oli noin seitsemän kirjoitusta ja osa oli sitä mieltä, että työpaikan asioista saa puhua ja osa taas sitä mieltä, ettei työpaikan asioita kannata jakaa sosiaalisessa mediassa. Omasta mielestäni kannattaa olla erityisen varovainen jakaessaan asioita työpaikastaan, vaikka ne olisivat jo julkista tietoa. Etenkin kielteiseen sävyyn julkaiseminen ei ole järkevää ja voi pahimmillaan johtaa irtisanomiseen. Milloin työyhteisöstä tai –paikasta sitten voisi jakaa asioita sosiaalisessa mediassa? Ehkä silloin, jos haluaa tehdä esimerkiksi iloisen kesälomallejäämispäivityksen Facebookiin tai jakaa työnantajan markkinointiesittelyn itsestään.

Toinen kesustelu pohti aihetta, saako esimies stalkata alaisen tietoja sosiaalisen median, esimerkiksi Facebookin kautta. Tässäkin keskustelussa osallistujien mielipiteet jakaantuivat. Itse koen, että jokainen on vastuussa jakamastaan sisällöstä sosiaalisessa mediassa sekä yksityisyysasetuksista. Ei ole kuitenkaan eettisesti oikein, että esimies kalastelee tietoja sosiaalisesta mediasta vaan työntekoon vaikuttavista asioista olisi hyvä pystyä puhumaan kasvokkain. Jos vapaa-ajan vietto ei vaikuta työntekoon, ei työntekijän yksityiselämän tekijät ole tarpeen tulla esimiehen tietoon. Itse olen myös asettanut sosiaaliseen mediaan tiukat yksityisyyden asetukset, jolloin pystyn itse vaikuttamaan ketkä näkevät esimerkiksi julkaisemani kuvat. 

Millaisia asioita henkilön sitten olisi hyvä ottaa tietosuojan kannalta huomioon käyttäessään sosiaalisia verkkotyökaluja työssään?Esimerkiksi se, että kirjoitetaan omalla nimellä ellei työpaikalla ole toisin sovittu. Jos kirjoittaa yksiyishenkilönä, tulee tehdä selväksi mitkä mielipiteet ovat omia. Kannatta olla järkevä ja ystävällinen ja välttää loukkaavia asioita, ettei kenenkään tietosuojaa loukata. Kannattaa kunnioittaa verkkoyhteisöjen sääntöjä ja tekijänoikeuksia ja tarkastaa esimerkiksi mitä kuvia ja videoita on lupa julkaista. Henkilötietoja, epäasiallisia kuvia tai videoita ei tule levittää. Luottamukselliset asiat ja yrityssalaisuudet on pidettävä omana tietona. Lojaalius työyhteisöä kohtaan kannattaa muistaa myös vapaa-ajalla. (Työturvallisuuskeskus 2014.) 

Entä mitkä ovat läpinäkyvyyden edut, kun käytetään sosiaalisia verkkotyökaluja?Verkkotyökalujen avulla voidaan esimerkiksi täydentää tai tuottaa palveluja. Oikein käytettynä se edistää työntekijöiden keskinäistä sekä mahdollisesti asiakkaiden välistä vuorovaikutusta. Sosiaalisen median avulla voidaan myös kehittää käyttäjälähtöisten palveluiden tuottamista. Läpinäkyvyyden etuna on myös ammatillisen verkostoitumisen mahdollisuus, työn ja osaamisen kehittämien ja yhteistyökumppaneiden välinen työskentely. (Työturvallisuuskeskus 2014.)

Millaista vahinkoa voi syntyä, jos ei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita?Sosiaalisen median kautta tapahtuu valitettavasti myös häirintää. Ammattikäyttöön voi liittyä lisäksi lisäkuormitusta. Toisinaan työpaikan sisäiset riidat saattavat levitä someen, mikä voi lisätä henkilöön kohdistuvaa uhkailua ja ilkeilyä. Esimerkiksi kriminaalihuoltoalalla tai lastensuojelussa työskentelvien tulee olla todella tarkkana henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta, koska näiden alojen parissa asiakkaat kokevat usein voimakkaita ja kielteisiäkin tunteita, jotka saattavat kohdistua työntekijään. 

Milloin taas henkilökohtaisten tietojen jakamisesta voisi olla hyötyä työyhteisön kannalta?Itse koen, että ne työkaverit, joiden kanssa olen esimerkiksi Facebook-kaveri, ovat tulleet minulle henkilökohtaisesti tutummaksi kuin he, jotka eivät ole. Sosiaalisen median kautta voi tulla tutummaksi ja se voi edistää työyhteisön ilmapiiriä ja rakentaa luottamuksellistakin vuorovaikutusta. Ymmärrän kyllä senkin, etteivät kaikki halua jakaa työyhteisölle yksityiselämän asioita.